V soboto 21. septembra je potekalo še zadnje srečanje partnerjev Erasmus projekta NextGen na katerem smo zbrali primere dobrih praks, ki so jih partnerji preizkusili kar zadeva digitalizacije oz. digitalnih rešitev za društva in zveze.
Do zbirke lahko dostopate preko te povezave:
ŠD Partizan Sevnica je neprofitni športni klub z več kot 530 člani. Izvor kluba sega v leto 1912. Danes nudimo kakovostne vadbe za ljudi od 1. do 90. leta starosti. Imamo 18 različnih skupin: predšolske otroke v 3 skupinah, šolarje - gimnastika (6 skupin), otroke s posebnimi potrebami, funkcionalni trening za ženske (2 skupini), moški cross-fit, jogo za moške in ženske ter seniorje v 4 skupinah. Imamo 19 trenerjev in 7 prostovoljnih pomočnikov. Organizacija vseh teh vadb, sestanki za trenerje in vsakodnevna komunikacija so včasih resnično velik problem. Z rešitvijo NextGen so bili nekateri od teh problemov rešeni.
Spletna prijava v klub – prijava prek Google obrazca, distribucija prek QR kode. Klub se je soočal s stalnimi izzivi pri zbiranju podatkov o udeležencih svojih športnih programov. Z 13 različnimi skupinami in 19 trenerji so podatke, kot so imena, priimki, datumi rojstva, naslovi in kontaktni podatki, prej zbirali prek papirnih prijav. Te so bile poslane vodji kluba ob koncu meseca ali posamično, kar je vodilo do težav, kot so izgubljeni ali pozabljeni papirji. Poleg tega je bilo v primeru odpovedi vadbe ključno, da imajo točne kontaktne podatke za obveščanje vseh udeležencev.
Na srečo smo s tem projektom vzpostavili povezavo z lokalnim računalniškim podjetjem, ki nam je pomagalo poiskati ustrezno rešitev. Želeli smo najti aplikacijo ali program, ki bi bil prijazen za uporabnike (udeležence) in za trenerje, ki bi lahko upravljali z zbranimi podatki. Podjetje nam je predlagalo, da ustvarimo Google obrazec in ga nato razdelimo prek QR kode.
To se je izkazalo za zelo hitro in enostavno uporabo. Naši udeleženci so izpolnili obrazec v dveh do treh minutah, QR koda pa je bila natisnjena in obešena na steno v telovadnici, kjer ima naš klub svojo desko. Obrazec je bil prav tako razdeljen prek povezave in poslan na strani družbenih omrežij, spletnih strani in sporočil, poslanih na mobilne telefone udeležencev. Kdor je želel sodelovati v naših programih in našem klubu, nas je najprej kontaktiral prek mobilnega telefona, nato pa je bil obveščen o prijavi prek povezave, ki ga je usmerila na obrazec (Google obrazec). Ko je obrazec izpolnjen, je trener ali oseba, ki je zadolžena za varstvo osebnih podatkov (saj moramo spoštovati evropsko zakonodajo o varstvu osebnih podatkov), lahko preprosto obiskal Google obrazec, kliknil na odgovore in odprl Google preglednico, ki jo je Google obrazec samodejno ustvaril, tako da je trener lahko kadar koli dostopal do vseh podatkov na preglednici prek računalnika ali mobilnega telefona.
KAKO JE TO SPREMENILO NAŠE DELO? To se je izkazalo za zelo koristno, saj lahko, ko imate vse podatke v Google Preglednicah, preprosto razdelite ali kopirate udeležence glede na skupino, v kateri vadijo. Na ta način je oseba, odgovorna za varstvo osebnih podatkov, lahko posredovala kontaktne podatke trenerju, ki je odgovoren za določeno skupino. Na ta način niso imeli vsi trenerji dostopa do vseh kontaktnih podatkov. Prav tako se je mobilni telefon izkazal za uporaben v nujnih situacijah, na primer, ko je oseba, najpogosteje otrok, poškodovana ali ima kakšen drug problem, saj je dostop do mobilne številke starša hiter in enostaven. Imati vse kontaktne podatke na enem mestu se je izkazalo za izjemno koristno tudi pri prijavi na različne nacionalne razpise, za katere je vodja kluba potreboval točno število ali imena ljudi v določeni vadbeni skupini.
Po zgledu zbiranja podatkov od udeležencev smo razširili uporabo Googla za štiri druge namene. Zdaj mesečno uporabljamo Google obrazec za prejemanje poročil trenerjev o tem, koliko ur so opravili v telovadnici, da se lahko njihove ure hitro zabeležijo in se plačilo izvede pravočasno. Prav tako smo uporabili Google obrazce za zbiranje informacij o članih kluba, ki se udeležujejo dogodkov, tekmovanj ali izletov, ki jih organizira naš športni klub.
Ta metoda zbiranja podatkov se je izkazala za izjemno učinkovito, saj prihrani čas, papir (ekološko prijazno), poleg tega pa lahko aplikacijo razdelite hitro.
OVIRE? NE! Imeli smo nekaj dvomov, kako bodo naši starejši člani sposobni uporabljati to obliko prijave, vendar smo hitro ugotovili, da tudi oni, ki so stari do 75 let, lahko na tak način uporabljajo svoje mobilne telefone. Seznanjeni so bili z QR kodami, skenirali so kodo in nato je bil Google obrazec zelo enostaven in dovolj kratek, da so ga lahko izpolnili brez težav. Ni dvoma, da bomo tudi v prihodnje nadaljevali s tem načinom zbiranja podatkov naših članov.
DRUGE DIGITALNE REŠITVE: Za organizacijske namene pogosto uporabljamo Google Dokumente in Google Preglednice, da vključimo vse trenerje v organizacijo. Vsi lahko prispevajo k načrtu dogodka, vsi imajo dostop in lahko vidijo, kaj se dogaja.
Prav tako uporabljamo Messenger skupino za komunikacijo o dnevnih potrebah – kdo nadomešča vadbo, če je redni trener bolan ali odsoten, kdaj in kje bomo imeli sestanek, informacije o posebnostih kluba, odpovedih, izobraževanjih, tekmovanjih itd. Dnevne informacije so hitre in učinkovite.
Za oglase, objave o vadbah, obveščanje staršev o dogodkih, izletih, vadbah in objavljanje fotografij za spomine uporabljamo Facebook stran in Instagram stran. Podobne namene ima tudi naša spletna stran.
povezava do Google obrazca: https://forms.gle/dqd7hsR96uD1c3gK6